Savonlinna - Tietosuojaseloste

1) Rekisterin nimi

Luottamushenkilöiden ja viranhaltijoiden sidonnaisuudet

2)Rekisterin pitäjä

Savonlinnan kaupunki / Tarkastuslautakunta
Y-tunnus: 0166906-4
Olavinkatu 27
57130 SAVONLINNA

3) Yhteyshenkilö rekisterin käsittelyasioissa (rekisterinpitäjän edustaja)

Sisäinen tarkastaja Soili Leinonen
Savonlinnan kaupunki, Olavinkatu 27, 57130 Savonlinna
puh. 044 417 4091 tai sähköposti soili.leinonen@savonlinna.fi

4) Yhteyshenkilö rekisterin tietosuoja-asioissa

Savonlinnan kaupungin tietosuojavastaava
puh. 044 417 4040 tai sähköposti: tietosuojavastaava@savonlinna.fi

5) Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste

Kunnan luottamushenkilöiden ja viranhaltijoiden sidonnaisuusilmoitukset johtotehtävistään sekä luottamustoimistaan elinkeinotoimintaa harjoittavissa yrityksissä ja muissa yhteisöissä, merkittävästä varallisuudestaan sekä muistakin sidonnaisuuksista, joilla voi olla merkitystä luottamus- ja virkatehtävien hoitamisessa.

Sidonnaisuusilmoitus tehdään tarkastuslautakunnalle, joka valvoo ilmoitusvelvollisuuden noudattamista ja saattaa ilmoitukset valtuuston tiedoksi.

Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste on lakisääteisen velvoitteen noudattaminen.

Keskeinen lainsäädäntö:
Kuntalaki (410/2015)

6) Rekisterin tietosisältö

Kuntalain 84 §:ssä mainittujen luottamushenkilöiden ja viranhaltijoiden nimi, henkilötunnus, sähköpostiosoite, luottamus- ja virkatehtävien hoitamisen kannalta merkitykselliset sidonnaisuudet sekä kunnan toimielin ja henkilön rooli toimielimessä tai virka kaupungin organisaatiossa.

7) Henkilötietojen käsittelijät

Savonlinnan kaupungin työntekijät, joilla työtehtävien mukaiset käyttöoikeudet sidonnaisuusrekisteriin.

8) Henkilötietojen luovutukset

Sidonnaisuusilmoitus tehdään kuntalain 84 §:n mukaan tarkastuslautakunnalle, joka valvoo ilmoitusvelvollisuuden noudattamista ja saattaa ilmoitukset valtuuston tiedoksi.

Kuntalain mukaan kunnan on pidettävä sidonnaisuuksista rekisteri yleisessä tietoverkossa, jollei salassapitoa koskevista säännöksistä muuta johdu.

Rekisteritietoja ei luovuteta suoramarkkinointiin, markkina- ja mielipidetutkimukseen, henkilömatrikkeliin tai sukututkimukseen.

9) Tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen (ETA) ulkopuolelle

Tietoja ei luovuteta EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

10) Henkilötietojen säilytysaika

Sidonnaisuusrekisteri säilytetään pysyvästi.

Säilytysajan perusteena:
Kansallisarkiston ohjeistus
Kuntaliiton suositukset

11) Henkilötietojen tietolähteet

Puolueiden ilmoittamat tiedot, Savonlinnan kaupungin henkilöstöhallinto sekä ilmoitusvelvollisten tekemät sidonnaisuusilmoitukset.

12) Rekisterin ylläpitojärjestelmät ja suojauksen periaatteet

A. Sähköiset ylläpitojärjestelmät ja niiden suojaus

Rekisterin tietojen muokkaus on mahdollista vain tunnistautuneille pääkäyttäjille ja tunnistautuneille rekisteröidyille. Palveluun kirjaudutaan TUPAS-tunnistautumisen tai mobiilivarmenteen kautta. Rekisterin käyttäminen on mahdollista vain salatun HTTPS-yhteyden avulla.

Tiedot on suojattu Savonlinnan kaupungin tietoturvakäytänteiden mukaisesti. Rekisterin käyttö on rajoitettu niille henkilöille, jotka tarvitsevat sitä työtehtäviensä perusteella. Henkilökunnalla on salassapitovelvollisuus.

B. Manuaalinen aineisto ja sen suojaus
Paperiaineistoa ei synny.

13) Rekisteröidyn oikeudet

Oikeus saada informaatiota henkilötiedon käsittelystä, ellei laissa ole erikseen säädetty poikkeusta.

Oikeus saada pääsy tietoihin (tarkastusoikeus)
Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa, mitä hänestä on tallennettu rekisteriin.

Tarkastusoikeuden käyttäminen on lähtökohtaisesti maksutonta. Jos rekisteröidyn pyynnöt ovat ilmeisen perusteettomia tai kohtuuttomia, erityisesti jos niitä esitetään toistuvasti, rekisterinpitäjä voi joko periä kohtuullisen maksun ottaen huomioon tietojen tai viestien toimittamisesta tai pyydetyn toimenpiteen toteuttamisesta aiheutuvat hallinnolliset kustannukset; tai kieltäytyä suorittamasta pyydettyä toimea. Näissä tapauksissa rekisterinpitäjän on osoitettava pyynnön ilmeinen perusteettomuus tai kohtuuttomuus.

Oikeus vaatia tiedon oikaisemista tai käsittelyn rajoittamista
Rekisteröidyllä on oikeus vaatia, että rekisterinpitäjä oikaisee ilman aiheetonta viivytystä rekisteröityä koskevat epätarkat ja virheelliset henkilötiedot. Rekisterin käyttötarkoitus huomioon ottaen, rekisteröidyllä on oikeus täydentää puutteelliset henkilötiedot toimittamalla lisäselvitys.

Rekisterinpitäjän velvollisuus on mahdollisuuksien mukaan ilmoittaa tehdyistä henkilötietojen oikaisuista tai käsittelyn rajoituksista jokaiselle vastaanottajalle, jolle henkilötietoja on luovutettu.

Oikeus olla joutumatta automaattisen päätöksenteon kohteeksi ilman lainmukaista perustetta.

Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle
Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle (Tietosuojavaltuutetun toimisto), jos rekisterinpitäjä ei ole noudattanut toiminnassaan soveltuvaa tietosuojasääntelyä.

14) Rekisteröidyn oikeuksien käyttäminen

Tietosuojalainsäädännön mukaisia kohdassa 13 mainittuja oikeuksia käyttäessään rekisteröidyn tulee esittää vaatimuksensa ottamalla yhteyt-tä tietosuojavastaavaan (kohta 4).

Rekisteröidyn tulee vaatimuksen yhteydessä yksilöidä se erityinen tilan-ne, johon perustuen hän käsittelymuutosta haluaa. Rekisterinpitäjä voi kieltäytyä toteuttamasta muutosta koskevaa pyyntöä laissa säädetyin perustein.

Rekisterinpitäjän yhteyshenkilö pyytää tarvittaessa rekisteröityä täs-mentämään pyyntöään. Rekisteröidyn henkilöllisyys varmennetaan en-nen muihin toimenpiteisiin ryhtymistä.

Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetys-sä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).